Quem nunca se sentiu sobrecarregado por uma lista de tarefas infinita? Ser produtivo não é sobre trabalhar mais, mas sim sobre trabalhar de forma mais inteligente. A verdade é que a produtividade vai muito além de sua competência: ela exige as ferramentas certas.
Neste post, vamos te apresentar soluções de produtividade que simplificam a gestão do tempo, liberam a sua mente e garantem que você esteja sempre focado no que é mais importante. Continue lendo e descubra como a tecnologia pode te ajudar a transformar a sua rotina e alcançar seus objetivos com mais tranquilidade.
1. Trello: para gerenciamento de projetos em lista
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas. Quando buscamos uma ferramenta que aumente a produtividade, é importante escolher uma solução que seja de fácil usabilidade e contribua para visualizarmos quais são as atividades que precisamos cumprir naquele período, as que estão em andamento e as que já foram concluídas.
No Trello, existe essa possibilidade. Por meio de listas, você pode editar as colunas de acordo com as suas necessidades e com as especificidades de cada projeto. Inclusive, é utilizado por grandes empresas, uma vez que cada time tem a oportunidade de visualizar as demandas de seus colegas e qual é o andamento delas.
Há uma versão gratuita do aplicativo para trabalho e ele pode ser utilizado tanto no celular quanto no computador. Dentre os diferenciais, destacam-se a facilidade de uso, o design atrativo, o fato de ser confiável e a sincronização automática entre o aplicativo e o site. Além disso, as atualizações colaborativas ocorrem em tempo real.
Quanto aos pontos negativos, destacamos o fato de que anexos podem conter apenas até 10 MB para versões gratuitas, não há calendário embutido e cada projeto pode ter apenas uma integração com outras plataformas na versão gratuita.
2. Evernote: para criar e armazenar arquivos de mídia diferentes
O Evernote é uma ferramenta baseada em nuvem que tem como objetivos criar e armazenar diferentes arquivos de mídia, de acordo com o interesse e com as necessidades do usuário. Se você deseja ter um espaço seguro para arquivar um trabalho importante com distintas mídias, como textos, áudios e vídeos, essa é uma ótima solução.
Especialmente para trabalhos em equipe, é uma solução que facilita muito a rotina das pessoas. Suponhamos que, em um grande projeto, há muitas pesquisas sendo feitas simultaneamente. Todos os colaboradores envolvidos precisam ter acesso a esses dados de forma rápida, sem que, necessariamente, precisem solicitar aos colegas. No Evernote, qualquer um tem acesso rápido e prático, sem burocracia.
Dentre os diferenciais, destacamos a oportunidade de criar notas, nas quais você adiciona os comentários em relação a um documento específico. Além disso, há a possibilidade de organizar as informações por meio de tags, a fim de filtrar as pesquisas sempre que houver necessidade.
Se permitir que o aplicativo tenha acesso à sua localização, ainda pode geocodificar as anotações em diferentes mapas atrativos, ideal para quando for anexar imagens e documentos específicos de uma localidade.
3. Google Agenda: para não perder compromissos e demandas
Já teve a sensação de que a sua semana está lotada de reuniões, sem nenhum tempo para cumprir com as demandas e você está sem nenhum controle sobre isso? O Google Agenda é um importante aliado nesse sentido.
Por meio dele, você otimiza a sua organização, criando compromissos em calendários personalizados. Os eventos, ainda, podem ser separados por cores. Por exemplo, compromissos relacionados ao trabalho, em cores amarelas, e compromissos pessoais, azuis. Além disso, ele permite a criação de alertas personalizados, contribuindo para você organizar os compromissos sem risco de se esquecer de alguns deles.
Também há a possibilidade de ter compromissos compartilhados. Na sua equipe, por exemplo, você pode adicionar uma ou mais pessoas em determinado evento.
Eles são incluídos assim que aceitam seu convite, acrescentando o evento na agenda dos convidados. Isso sem falar que funciona de qualquer lugar: basta ter o aplicativo no celular e acesso à internet.
4. Productivity Owl: para otimizar sua produtividade
Se você acredita que perde tempo no computador acessando sites que não têm utilidade, o Productivity Owl pode funcionar como um importante aliado. Trata-se de um complemento para o Google Chrome, que contribui para acabar com o seu desperdício de tempo enquanto produz.
Os recursos são simples de serem utilizados, mesmo estando em inglês. Na extensão, você só precisa indicar os canais que não são úteis para a sua produtividade (e que tiram sua concentração) e aqueles que você realmente precisa acessar para cumprir alguma demanda. Quando você acessa um canal que tira a sua concentração, automaticamente uma coruja preta acende um alerta para que você volte às atividades.
Há a oportunidade, ainda, de determinar um tempo de visita para os seus sites preferidos (caso não queira ser tão radical). Assim, o aviso aparece somente quando esse período for ultrapassado, e você consegue ter alguns minutinhos de descanso ao longo do dia.
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5. Pocket: para não perder conteúdos de vista
Já se pegou navegando na internet e encontrou um artigo incrível, mas não tinha tempo para lê-lo? É para isso que o Pocket foi criado. Ele funciona como seu “salvar para ler depois” pessoal, permitindo que você organize todos os links e conteúdos que interessam.
O Pocket é mais do que um simples salvador de links. Ele remove as distrações de páginas da web — como anúncios e pop-ups — transformando artigos em um formato limpo e fácil de ler. Assim, você pode focar no que realmente importa, seja no ônibus, na fila do banco ou em qualquer lugar, mesmo sem conexão à internet.
A versão gratuita já é robusta e está disponível para iOS e Android. Se quiser recursos extras, como a busca avançada e um backup permanente dos seus arquivos, a versão Premium custa R$ 99 por ano.
6. Asana: para centralizar projetos e tarefas
O Asana é uma poderosa ferramenta de gestão de projetos que se destaca pela sua versatilidade. Ele permite que equipes de todos os tamanhos organizem, acompanhem e gerenciem seus trabalhos. Diferente do Trello, o Asana oferece uma variedade maior de visualizações, incluindo listas, quadros (Kanban), calendários e até mesmo cronogramas, o que o torna ideal para projetos mais complexos.
Com o Asana, é possível atribuir tarefas, definir prazos, adicionar descrições detalhadas e até anexar arquivos, tudo em um único lugar. A ferramenta também oferece automações e integrações com outros aplicativos populares como Slack e Google Drive, tornando a colaboração ainda mais fluida. Embora tenha uma versão gratuita com funcionalidades básicas, o verdadeiro potencial do Asana é desbloqueado nas versões pagas, que são mais robustas para empresas.
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7. Notion: para ter um “tudo-em-um” da produtividade
O Notion é muito mais do que uma ferramenta, é um espaço de trabalho completo. Se você busca um aplicativo que combine notas, wikis, gerenciamento de projetos e bancos de dados em um só lugar, o Notion é a resposta. Ele é altamente personalizável e serve tanto para uso pessoal, como um diário ou um organizador de estudos, quanto para uso profissional, como um hub para toda a equipe.
Com uma interface limpa e intuitiva, você pode criar desde uma simples lista de tarefas até um complexo sistema de acompanhamento de projetos. O Notion permite a criação de templates, a inclusão de diferentes tipos de blocos (texto, imagens, vídeos, tabelas) e a colaboração em tempo real. A versão gratuita é bastante generosa, oferecendo quase todos os recursos.
8. Forest: para focar e se desconectar
Se a sua principal luta é com as distrações, o Forest é a ferramenta ideal. Com uma abordagem lúdica e focada, ele ajuda você a se concentrar em uma tarefa por um tempo determinado. Quando você inicia uma sessão de foco, uma semente virtual é plantada no aplicativo. Se você resistir à tentação de sair do aplicativo e usar o seu celular para outras coisas, a semente crescerá e se tornará uma árvore. Se você desistir, a árvore morre.
A ferramenta transforma o tempo de foco em algo divertido e visualmente recompensador. A melhor parte é que, em parceria com uma organização real, as “moedas” que você ganha no aplicativo podem ser usadas para plantar árvores de verdade. É uma ótima forma de se motivar e contribuir para o meio ambiente.
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A maior produtividade é ter tranquilidade
Ter uma rotina organizada e cheia de ferramentas de produtividade é um passo enorme para otimizar seu tempo. Mas a verdadeira liberdade e produtividade vêm de algo maior: a tranquilidade.
Imagine a quantidade de tempo e energia mental que você gasta se preocupando com imprevistos, como o roubo de um celular, danos à sua casa ou uma emergência de saúde. Essas preocupações são como pop-ups que surgem na sua mente, roubando sua concentração e sua paz.
É aqui que a Simple2u entra como a sua maior ferramenta de produtividade. Com os nossos seguros digitais, você economiza tempo e tem a tranquilidade de saber que sua vida e seus bens estão protegidos. Contrate um seguro online de forma simples e sem burocracia, personalize sua cobertura e gerencie tudo pelo aplicativo, com a liberdade de ativar e desativar o seguro quando quiser. Assim, você libera sua mente para focar no que realmente importa. Conheça nossos seguros digitais!
Perguntas Frequentes
Qual é a melhor ferramenta de produtividade para começar?
Se você está começando a usar ferramentas de produtividade, o Trello é uma ótima opção. Sua interface visual e intuitiva com listas e quadros facilita a organização de tarefas de forma simples, tanto para uso individual quanto para projetos em equipe.
As ferramentas de produtividade são gratuitas?
A maioria das ferramentas mencionadas, como Trello, Evernote, Google Agenda, Asana, Notion e Pocket, oferece uma versão gratuita com funcionalidades básicas. Essas versões são perfeitas para uso pessoal ou para equipes pequenas. Para acessar recursos mais avançados, como mais espaço de armazenamento ou integrações ilimitadas, as versões pagas (Premium) estão disponíveis.
Qual a diferença entre Trello e Asana?
Enquanto o Trello é ideal para visualização de tarefas em quadros (estilo Kanban), o Asana é mais robusto e oferece diferentes formas de visualização, como listas, calendários e cronogramas. O Trello é ótimo para projetos simples e fluxos de trabalho claros, enquanto o Asana é mais indicado para o gerenciamento de projetos mais complexos e detalhados.
O que é um seguro digital e como ele me ajuda na produtividade?
Um seguro digital é uma apólice que você contrata e gerencia de forma 100% online, sem burocracia. Ele ajuda na produtividade ao eliminar o tempo gasto com preocupações e processos demorados. Com a Simple2u, por exemplo, você pode contratar, ativar e desativar seu seguro pelo aplicativo, liberando sua mente de imprevistos e permitindo que você se concentre no que realmente importa.
Qual a ferramenta ideal para quem se distrai facilmente?
Se a sua maior dificuldade é manter o foco, a ferramenta ideal é o Forest. Ela usa um método lúdico e visualmente recompensador: você planta uma árvore virtual enquanto se concentra e, se sair do aplicativo, a árvore “morre”. É uma forma divertida e eficaz de combater as distrações do celular.
Como posso escolher a ferramenta certa para mim?
O ideal é começar identificando suas maiores necessidades. Se você precisa organizar tarefas em equipe, Trello ou Asana são ótimas escolhas. Se o objetivo é centralizar anotações e documentos, o Evernote ou o Notion podem ser perfeitos. Para quem luta contra distrações, o Forest é a solução. O mais importante é experimentar as versões gratuitas e ver qual se adapta melhor ao seu estilo de trabalho e rotina.
Essas ferramentas podem ser usadas para organizar a vida pessoal?
Sim, com certeza! A maioria das ferramentas de produtividade, como Google Agenda, Trello e Notion, é excelente para organizar tarefas pessoais, como compras, metas de estudo, planejamento de viagens ou até mesmo a rotina de exercícios. A lógica de organização e planejamento é a mesma, seja para o trabalho ou para a vida pessoal.
O que é o método Kanban e qual ferramenta usa isso?
O Kanban é um método visual de gestão de tarefas que usa colunas para representar o status de um projeto, como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. O Trello é a ferramenta mais conhecida por usar esse método, com seus quadros e cartões que simulam a visualização Kanban de forma simples e intuitiva.
