Reunião online: 5 dicas para serem mais produtivas

Com a flexibilização do trabalho para o ambiente doméstico e a popularização das modalidades envolvendo home office, é importante desenvolver novos hábitos para manter a produtividade e contribuir para o desenvolvimento de sua corporação. Por isso, vale saber como utilizar bons recursos para otimizar a reunião online e alinhar as expectativas entre os líderes e o time.

Esse tipo de cuidado evita que o teletrabalho seja improdutivo e consegue otimizar as funções que precisam ser exercidas no dia a dia. Se você quer saber quais as melhores estratégias para ter reuniões produtivas e esclarecer aspectos importantes de seus projetos, continue a leitura e confira nossas dicas!

Qual é a importância das reuniões online atualmente?

Como as equipes, normalmente, não estão no mesmo espaço físico, as reuniões online se tornaram um importante instrumento para o debate de ideias, estabelecimento de metas, definição de prazos e melhora da comunicação entre os membros.

Por isso, investir em reuniões esclarecedoras, produtivas e que tenham um impacto direto na sua rotina, é essencial para evitar confusões, erros e problemas de coordenação entre os membros de um mesmo time.

Mesmo no ambiente presencial, quando não há foco e concentração, as reuniões podem ser improdutivas e apenas atrapalham na gestão de tempo do time. Assim, criar mecanismos que facilitem a comunicação entre os envolvidos é fundamental para ter uma conversa direta e se concentrar apenas nos objetivos da reunião.

Como tornar suas reuniões online mais produtivas?

Agora que você já sabe o quão importante é ter reuniões online produtivas, está na hora de conhecer as principais dicas para ganhar eficiência nesses eventos. Para isso, separamos várias dicas que podem ajudar. Continue a leitura e confira!

1. Invista em equipamentos de qualidade

Bons equipamentos são fundamentais no intuito de ter uma reunião proveitosa. Por exemplo, suponha que um dos participantes disponibiliza um microfone velho e que apresenta falhas. Com isso, há dificuldades para compreender o que está sendo falado.

Consequentemente, é possível que ocorra a necessidade de repetições de informações que já foram abordadas, o que acaba tornando a reunião longa e cansativa. Portanto, é importantíssimo investir em equipamentos de qualidade.

Outro ponto essencial que precisa ser feito antes de iniciar a reunião são os testes. É necessário verificar se o microfone, a câmera e o equipamento de áudio estão em perfeito funcionamento. Além disso, vale conferir a conexão com a internet.

2. Tenha uma boa conexão com internet

Quando as reuniões ocorrem com a internet lenta ou com quedas de conexão, a qualidade do evento cai e os assuntos discutidos não são totalmente compreendidos. Por exemplo, se a conectividade estiver comprometida, o áudio e a imagem ficam picotados.

Assim, a mensagem que está sendo transmitida pelo participante chega com muitos ruídos, o que pode dificultar o entendimento dos demais participantes. Assim, um requisito mínimo para ter reuniões produtivas é ter uma conexão boa com a internet.

3. Tenha uma estrutura de reunião e pautas bem organizadas

Um bom planejamento da reunião consegue aumentar muito a produtividade. Por exemplo, suponha que você participou de um evento em que não foram repassadas as pautas e a estrutura da reunião antecipadamente.

Essa falta de organização pode culminar em reuniões longas e sem direção. Isso porque é muito fácil desviar o foco de assuntos realmente importantes durante o evento. Portanto, uma boa atitude para garantir produtividade nas reuniões é delimitar a estrutura e os assuntos a serem tratados. Dessa forma, você evita a perda de objetividade e reduz o tempo do evento.

4. Defina regras de participação

Já imaginou participar de uma reunião que não tem a mínima ordem e que todos falam de forma simultânea? Essa é a receita para um evento improdutivo e sem mensagem alguma. Por meio de boas regras, é possível obter mais ordem e garantir chamadas mais rápidas e objetivas.

Assim, é necessário determinar o tempo de apresentação com a intenção de não prolongar o uso dos slides, maneiras de pedir a palavra, entre outras regras que possam ajudar. Além disso, vale investir em um programa que conte com recursos para facilitar a dinâmica do evento.

5. Evite redundâncias e preze pela objetividade

Com a correria do cotidiano e as diversas tarefas em um dia de trabalho, ficar muito tempo em uma reunião pode prejudicar o andamento de outras atividades importantes para a empresa.

Desse modo, garantir que as reuniões sejam objetivas e diretas é um ponto importante para que sejam realmente produtivas. Outra opção é determinar um horário para o começo e o fim do evento. Seguindo essa determinação e as regras previamente estruturadas, é possível reduzir o tempo de reuniões e assegurar que as mensagens sejam transmitidas com eficiência.

Ao adotar cada uma das dicas apresentadas, você garante eventos de extrema qualidade sem tomar muito tempo dos participantes. Assim, a empresa mantém a produtividade em alta e consegue se diferenciar da concorrência.

Como boas ferramentas podem ajudar?

Além de desenvolver bons hábitos como os que foram apresentados, é necessário investir em segurança digital. Na medida em que as empresas estão migrando seus projetos e operações para o ambiente online, é necessário criar mecanismos para proteção de dados e demais registros disponibilizados nesse formato.

É importante investir em um bom sistema operacional equipado com recursos antivírus e outras camadas de proteção que evitem golpes virtuais, por exemplo. Desse modo, tanto os colaboradores quanto a empresa contam com a proteção necessária a fim de manter suas atividades em pleno funcionamento.

Viu como é possível tornar sua reunião online ainda mais proveitosa? Ao colocar tais ideias em prática, você consegue evitar constrangimentos, problemas de conexão e ainda contribui com o objetivo de que as reuniões sejam esclarecedoras para todos os membros. Portanto, não deixe de implementar essas mudanças em sua rotina e torne sua postura mais profissional.

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